Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

• приказе;
• должностной инструкции;
• положении;
• доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность. Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

• какой акт отменяется;
• с какой даты;
• графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

В соответствии с ГК РФ права лиц, осуществляющих от имени клиента распоряжения о перечислении и выдаче средств со счета, удостоверяются клиентом путем представления банку документов, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и договором банковского счета.

В целях распоряжения средствами на расчетном счете таким документом является карточка с образцами подписей и оттиском печати, оформление которой предусмотрено Инструкцией Центрального Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" (далее - Инструкция).

Согласно п. 7.5 Инструкции право первой подписи принадлежит руководителю клиента - юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением главного бухгалтера клиента - юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица лиц), наделенным правом первой подписи распорядительным актом руководителя юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В соответствии с п. 7.6 Инструкции право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента (юридического лица) и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента - юридического лица.

Следовательно, главному бухгалтеру организации и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, предоставляется право вслед за подписью руководителю организации (иных лиц) ставить вторую подпись на документах о перечислении и выдаче денежных средств с банковского счёта.

Необходимо отметить, что, если руководитель клиента - юридического лица ведет в случаях, предусмотренных законодательством РФ, бухгалтерский учет лично, в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенного(ых) правом только первой подписи. При этом в карточке напротив поля "Вторая подпись" в полях "Фамилия, имя, отчество" и "Образец подписи" указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (п. 7.10 Инструкции).

Таким образом, вторая подпись в карточке будет отсутствовать только в случае, если руководитель компании ведет бухгалтерский учет лично.

Руководитель экономического субъекта (кроме субъекта малого и среднего предпринимательства), за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Соответственно, руководители организаций (кроме субъектов малого и среднего предпринимательства) не вправе возлагать на себя ведение бухгалтерского учета (в том числе частично).

В рассматриваемом случае организация является субъектом малого предпринимательства, поэтому данный запрет на организацию не распространяется.

Вместе с тем, как указано в вопросе, организация имеет в штате главного бухгалтера, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта.

Принимая во внимание то обстоятельство, что в рассматриваемой ситуации ведение бухгалтерского учёта возложено на главного бухгалтера, его подпись должна указываться в качестве второй подписи на карточке с образцами подписей и оттиском печати.

В силу Закона N 402-ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных N 402-ФЗ, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации, в части, не противоречащей N 402-ФЗ (информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

В соответствии с абз. 2, 3 п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Таким образом, без подписи главного бухгалтера расчётные документы недействительны.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ч. 8 ст. 7 Закона N 402-Ф и п. 14 Положения N 34н в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Как видно, законодательством предусмотрено, что главный бухгалтер может не принимать к учету и не подписывать первичные документы по тем операциям, которые, по его мнению, противоречат законодательству, при этом он не будет нести ответственности за противозаконные или ошибочные действия.

Необходимо также отметить, что в Положением ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) указано на то, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

Главным бухгалтером;

Бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);

Руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Соответственно, при наличии в организации главного бухгалтера последний подписывает приходные и расходные кассовые ордера ( Положения N 373-П).

Таким образом, расчетные документы без подписи главного бухгалтера являются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

При этом в соответствии с абзацем вторым п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств" (далее - Положение N 383-П) перевод денежных средств осуществляется в рамках следующих форм безналичных расчетов:

Расчетов платежными поручениями;

Расчетов по аккредитиву;

Расчетов инкассовыми поручениями;

Расчетов чеками;

Расчетов в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование);

Расчетов в форме перевода электронных денежных средств.

Как следует из приложения 1 к Положению N 383-П, в поле 44 платежного поручения на бумажном носителе проставляются подписи (подпись) уполномоченных лиц плательщика согласно заявленным банку образцам в карточке.

Таким образом, в общем случае банк сможет при получении от клиента расчетного документа выявить несоответствие сведений, содержащихся в карточке, образцам подписей и оттиска печати.

Если в рассматриваемом случае в поле 44 расчётного документа будет проставлена только одна подпись - руководителя компании, то получить информацию о том, что в штате компании имеется главный бухгалтер, банк может и иным образом.

Согласно абзацу третьему п. 2 Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.04.1999 N 5, если иное не установлено законом или договором, банк несет ответственность за последствия исполнения поручений, выданных неуполномоченными лицами (и в тех случаях, когда с использованием предусмотренных банковскими правилами и договором процедур банк не мог установить факта выдачи распоряжения неуполномоченными лицами).

В то же время банк не несет ответственности за операции, совершенные по распоряжению лиц, указанных в карточке, если клиентом в порядке, предусмотренном договором банковского счета, их полномочия не отменены, в частности, если клиентом не была своевременно переоформлена карточка с образцами подписей распорядителя счета (смотрите Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2012 N 09АП-5402/12).

Обязанность клиента оповещать банк о тех или иных изменениях, в том числе и о лицах, имеющих право подписи, как правило, установлена в самом договоре банковского счета.

О том, что при изменении лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета, организация обязана обратиться в банк и представить новую банковскую карточку, свидетельствует, например, ФАС Уральского округа от 06.05.2013 N Ф09-2883/13 по делу N А60-38438/2012.

На основании абзаца третьего пп. 1.6 Инструкции кредитная организация обязана систематически обновлять информацию, получаемую при идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и банковскими правилами.

После выявления банком информации о том, что в штате организации присутствует главный бухгалтер, но при этом в банковской карточке отсутствует его подпись, банк может отказать принимать к исполнению расчетные документы до представления в банк новой банковской карточки в соответствии с абзацем вторым п. 7.14 Инструкции.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Графкин Олег

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

• внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
• доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале "Главная книга. Конференц-зал" 2015, № 03

ФОНД «НАЦИОНАЛЬНЫЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ

РЕГУЛЯТОР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

«БУХГАЛТЕРСКИЙ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»

(ФОНД «НРБУ «БМЦ»)

Разработана

Некоммерческой организацией

ФОНД «НРБУ «БМЦ»

РЕКОМЕНДАЦИЯ Р-33/2013-КпР
«ПОДПИСЬ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА НА ДОКУМЕНТАХ»

ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ

4. Таким образом, рассматриваемые нормы с 1 января 2013 года не подлежат применению.

5. Вместе с тем после 31 декабря 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства Российской Федерации. В частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П.

Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

• составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
• оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

• ;
• .

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• ;
• .

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Итоги

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.